List do urzędu

Czasami musimy napisać oficjalny list lub e-mail w odpowiedzi na urzędowe pismo albo po to żeby wyjaśnić jakąś sprawę. Sprawdzając i ćwicząc tę umiejętność w ramach naszych kursów angielskiego zauważyłam, że niewiele osób ma trudność z przedstawieniem swoich spraw. Natomiast często problem stanowi oficjalne i poprawne rozpoczęcie i zamknięcie listu. Są to elementy bardzo ważne, ponieważ mogą mieć wpływ na to jak nasz list zostanie potraktowany. Poniżej podam kilka przykładów na poprawne otwarcie i zamknięcie oficjalnej korespondencji, wraz z krótkim ćwiczeniem.

Rozpoczęcia:

I am writing to apply for… - często stosujemy otwierając listy, np. motywacyjne ubiegając się o konkretne stanowisko ( "a position of...")

I am writing to enquire about… - ta oraz kolejna formuła mają ogólny character i bardzo szerokie stosowanie – od listów do potencjalnych pracodawców poprzez korepondencję z urzędami aż po listy związane z obsługą reklamacji, odszkodowań etc.

I am writing to request further information about… – jak wyżej

I am writing to make a complaint… - to bezpośrednia formuła otwierająca skargę lub zażalenie

Following our conversation over the phone… - to i kolejne otwarcie listu służą wprowadzeniu tematu, o którym z adresatem rozmawialiśmy telefonicznie. Częstym kolejnym elementem w tego typu zdaniu jest forma warunkowa „I would like to”

Further to our recent telephone conversation… - jak wyżej, przy okazji dodam, że takie otwarcie listu jest równoznaczne z polskim „w nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej”

I am writing in response to your letter/e-mail from…. - to standardowy sposób na rozpoczęcie odpowiedzi na list w dowolnej sprawie

 Zakończenia:

Please find …. enclosed - to bardzo często używana i prosta konstrukcja stosowana gdy chcemy zwrócić uwagę adresata na załączniki do listu lub e-maila.

I hope this issue can be dealt with in a timely manner. – oficjalny sposób na zamknięcie listu, w którym grzecznie choć dobitnie sugerujemy sprawne załatwienie naszej sprawy

A prompt reply to this e-mail would be appreciated. – to i kolejne zdanie są prośbami o szybką odpowiedź

I would be most grateful if you could respond to these queries swifty.  – jak wyżej

I look forward to hearing from you.  – standardowe zamknięcie listu, po którym następuje pożegnanie w rodzaju Kind Regards, Your sincerely etc.

Ćwiczenie:

Proszę wstawić brakujące zdania w krótkim e-mailu adresowanym do Welfare Office w sprawie wstrzymania wypłacania zasiłku na dziecko w związku ze zmianą adresu, o której urząd nie został, jak twierdzi, poinformowany. Z sześciu opcji w ramce nad tekstem (a-f) proszę wybrać pięć i użyć ich w odpowiednich lukach w tekście.

(a) Following our conversation over the phone

(b) Please find

(c) I am writing to apply for

(d) Kind regards,

(e) I hope this issue can be dealt with in a timely manner

(f) Dear Mr Mc Carthy

 

(1)  __________________ (2)_________________________________ I am sending you a proof of address for my stay in Dublin from January 2012 onwards. As advised by your helpline the child benefit was put on hold due to an invalid adress in your records. (3) ________________the scanned gas and electricity bills with my name on them enclosed to this e-mail. The utility bills confirm the address, at which my family and I live at present. I would appreciate if you could update your records accordingly and (4)________________________
(5)_____________,
Marcin Nowak